Includia Leadership Oy (’Includia Leadership’) on koulutusta ja johdon konsultointia tekevä Suomessa rekisteröity osakeyhtiö, jonka liiketoiminta painottuu erityisesti yritysten konsultoimiseen monimuotoisen ja tasa-arvoisen työympäristön luomisessa ja edistämisessä.
Includia Leadership noudattaa henkilötietojen käsittelyyn soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) ja tietosuojalakia (1050/2018).
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme Inkluusion kokemus – tutkimukseen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Includia Leadership Oy
Hiomotie 10, 00380 Helsinki
jonna.louvrier@includia.fi
1.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään Inkluusion kokemus -tutkimuksen tekemistä sekä organisaation laajempaa yhdenvertaisuuden nykytilan kartoittamista ja analysointia varten. Tutkimus koostuu inkluusion kokemusta kartoittavasta kysymyspatteristosta (osat 1-2) sekä tilaavan organisaation yhdenvertaisuuden nykytilaa laajemmin kartoittavista kysymyksistä (osa 4). Tutkimus toteutetaan avoimella linkillä. Tarkoituksena on selvittää vastaajien identifioitumista marginalisoituihin vähemmistöryhmiin (osa 3). Tutkimuksen osien 1-3 vastauksia käytetään lisäksi tutkimuksen jälkeen tehtävään akateemiseen jatkotutkimukseen.
Varsinaisen tutkimuksen osaksi ei tallennu vastaajan sähköpostiosoitetta eikä muitakaan suoraan vastaajan tunnistamiseen liittyviä tietoja. On kuitenkin mahdollista, että vastaaja voidaan tunnistaa annettujen vastausten perusteella, vaikka tunnistettavien tietojen käsittely ei ole tämän tutkimuksen tarkoituksena.
Tutkimukseen voi osallistua kuka tahansa tutkimuksen tilanneen organisaation työntekijä ja siihen osallistuminen on täysin vapaaehtoista.
Kukin tutkimukseen osallistuva organisaatio vastaa siitä, että se informoi tutkimukseen osallistuvia työntekijöitä asianmukaisella ja soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Tutkimuksen lopputulos ja analyysi julkaistaan, mutta kaikki julkistettavat tiedot ovat anonymisoituja.
2. Käsiteltävät henkilötiedot
Tutkimukseen vastaajista kerätään seuraavat henkilötiedot:
Kirjautuessaan kyselyyn vastaajan IP-osoite ja selaimen versiotieto tallentuu palveluntarjoajan tietokantaan. Näitä tietoja ei tulla yhdistämään annettuihin vastauksiin.
Vastaaja vastaa tutkimuksen kysymyksiin, jolloin osiin 1-3 annettuja vastauksia käsitellään osana Inkluusion kokemus- tutkimusta sekä osiin 3-4 osana laajempaa organisaatiokohtaista yhdenvertaisuuskartoitusta. Osiin 1-3 annettuja vastauksia käsitellään lisäksi osana mahdollista jatkotutkimusta. Kysymykset ovat pääosin vastaajan omassa työyhteisössä inkluusion kokemukseen ja yhdenvertaisuuteen liittyviä kysymyksiä. Lisäksi tutkimuksessa kysytään vastaajan identifioitumista johonkin vähemmistöryhmään – tämä tieto voi olla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa tietoa.
Henkilötietojen käsittelyperuste tässä tutkimuksessa 1-2 ja 4 osioiden osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu toteuttaa yleishyödyllistä tutkimusta. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää työntekijöiden inkluusion kokemusta työpaikoilla.
Tutkimuskysymykset on pyritty laatimaan niin, että vastaajaa ei voida tunnistaa vastausten perusteella. Avoimien kysymysten kohdalla vastaaja ohjeistetaan vastaamaan tavalla, jonka perusteella häntä ei voi tunnistaa annetusta vastauksesta. Lisäksi tutkimuksessa halutaan paremmin ymmärtää eri vähemmistöryhmien inkluusiokokemuksia minkä johdosta organisaatiot voivat tarjota työntekijöilleen mahdollisuuden vastata kysymykseen vähemmistöryhmään kuulumisesta. Tähän vastaaminen on vapaaehtoista ja henkilö voi itse valita haluaako vastata tähän osioon vai ei. Tämän osion vastauksen toimitetaan vähemmistöryhmittäin, kun vähemmistöryhmään on saatu vähintään viisi (5) vastausta. Jos tiettyyn vähemmistöryhmään kuuluvia vastaajia on alle viisi (5), Includia Leadership raportoi vastaukset osana ’kuulun muuhun vähemmistöryhmään’ kategoriaa. On hyvin epätodennäköistä, että Includia Leadership pystyisi missään tilanteessa tunnistamaan vastaajaa, sillä se ei suoranaisesti tunne tutkimukseen osallistuvien organisaatioiden henkilöstöä niin hyvin. Avoimien kysymysten tulokset toimitetaan yhteenvetolistauksina vastaukissa esiin nousseista teemoista.
Henkilötietojen käsittelyssä on huolehdittu asianmukaisista suojakeinoista myös kyselypalvelua tuottavan palveluntarjoajan toimesta. Ainoastaan todellista asiaintilaa selvittämällä on mahdollista saada kokemusperäistä tietoa työntekijöiden kokemuksista, joka auttaa työnantajia tarpeen tullen parantamaan omaa toimintaansa.
3. Henkilötietojen säilytysaika
Vastaajan IP-osoite ja selaimen versiotieto säilyvät kaksi viikkoa Webropolin lokissa. Includia Leadership ei pääse käsiksi näihin tietoihin.
Tutkimuksen vastaukset anonymisoidaan ja ladataan tilastoiksi sekä teemoitelluiksi yhteenvedoiksi, jolloin niitä ei enää katsota henkilötiedoiksi eikä säilytysaikaa ole tarpeen määrittää.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään suoraan kyselyyn vastaajilta.
5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Includia Leadership ei luovuta vastaajien henkilötietoja yhtiön ulkopuolisille tahoille.
Tutkimukseen osallistuvalle organisaatiolle toimitetaan tutkimuksen osiin 1-2 liittyen omaa organisaatiota koskevat tulokset ja tutkimuksessa parhaiten menestyneen organisaation tulokset. Organisaation yhdenvertaisuuden nykytilaa kartoittavaan osuuteen (osa 4) liittyen toimitetaan ainoastaan oman organisaation tulokset. Tutkimuksen kolmas osio toimitetaan vähemmistöryhmittäin silloin, kun vähemmistöryhmään on saatu vähintään viisi (5) vastausta. Jos tiettyyn vähemmistöryhmään kuuluvia vastaajia on alle viisi (5), Includia Leadership raportoi vastaukset osana ’kuulun muuhun vähemmistöryhmään’ kategoriaa. Tulokset toimitetaan organisaatioille sellaisessa kootussa muodossa, josta ei voi tunnistaa yksittäistä tutkimukseen osallistujaa.
Includia Leadership käyttää henkilötietojen keräämiseen kyselytutkimuksiin erikoistunutta kotimaista palveluntarjoajaa Webropol Oy (’Webropol’), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Webropol tarjoaa sähköisen työkalun, jonka avulla kyselytutkimus toteutetaan.
Kyselytutkimuksella kerättyjä tietoja säilytetään Webropolin tai sen alihankkijan ylläpitämässä pilvipalvelussa. Webropolin alihankkijana toimii Telia Inmics-Nebula Oy. Webropolin kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä. Lisätietoja Webropolin tietosuojakäytänteistä saat Webropolin verkkosivuilta.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Includia Leadership toteuttaa seuraavia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.
Includia Leadership on laatinut sisäisen työohjeen henkilötietojen käsittelystä, joka käydään jokaisen henkilötietoja käsittelevän työntekijän kanssa läpi;
Includia Leadership käsittelee henkilötietoja vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty;
Includia Leadership voi seurata ja lokittaa henkilötietojen käsittelyä Webropolin alustalla;
Pääsy henkilötietoihin rajataan vain sellaisille Includia Leadershipin työntekijöille, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Nimetyillä Webropolin asiakastuen henkilöillä on – Includia Leadershipin kirjallisella luvalla - pääsy asiakkaan kyselyihin asiakastuen ja käytönneuvonnan antamiseksi. Webropolilla on tiukat ohjeet ja kontrollit sen varmistamiseksi, ettei asiakasdataan päästä luvattomasti;
Henkilötiedot kerätään pseudonymisoituina;
Webropolin alustalle pääseminen edellyttää salasanaa ja kaksivaiheista tunnistamista;
Webropolin palvelimet on turvattu jatkuvan saatavuuden varmistamiseksi myös tilanteissa, jolloin verkossa tai muussa fyysisessä infrastruktuurissa on häiriötilanteita;
Webropol testaa ja kehittää jatkuvasti alustansa tietoturvaa tietoturvakonsulttien kanssa.
8. Automaattinen päätöksenteko
Tässä tutkimuksessa kerättäviä tietoja ei käytetä vastaajia koskevaan päätöksentekoon.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Vastaajalla on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:
saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta;
tarkastaa itseään koskevat tiedot;
pyytää omien tietojensa oikaisua tai poistamista tai käsittelyoikeuden rajoittamista;
pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle;
peruuttaa antamansa suostumus;
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi;
tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon osoitteessa www.tietosuoja.fi, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Vastaaja voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Includia Leadershipiin, yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Includia Leadership antaa myös mielellään lisätietoja henkilötietojen käsittelyyn liittyen.