Vinkkilista DEI-kartoitusta suunnittelevalle organisaatiolle

Yhä useammat organisaatiot ovat havahtuneet DEI-kartoituksen merkitykseen. DEI-kartoitus tarjoaa arvokasta tietoa organisaation nykytilasta ja auttaa tunnistamaan keskeisimmät kehityskohteet. Myös kesäkuussa 2023 uudistunut yhdenvertaisuuslaki velvoittaa työnantajia arvioimaan yhdenvertaisuuden toteutumista niin työhönotossa kuin työpaikalla eri syrjintäperusteet huomioiden. Kartoituskumppanin valinta voi kuitenkin tuntua haastavalta. Mitä asioita tulisi ottaa huomioon kartoituskumppanin valinnassa? Millaisia ominaisuuksia laadukkaalla DEI-kartoituksella tulisi olla? Tässä blogissa nostamme esiin seikkoja, jotka kannattaa pitää mielessä, kun etsit sopivaa DEI-kartoituksen toteuttajaa. Vinkkilistamme avulla varmistat, että saat parhaan hyödyn DEI-kartoituksesta.

1. Auttaako palveluntarjoaja valmistelemaan organisaatiotanne tulevaan DEI-kartoitukseen?

DEI-kartoitus selvittää henkilöstön kokemuksia siitä, kuinka monimuotoisuus, yhdenvertaisuus ja inkluusio tällä hetkellä toteutuvat työpaikalla sekä erityisesti sitä, millaisia haasteita vastaajat kokevat. DEI-kartoitus voi siten herättää henkilöstössä monenlaisia tunteita, kuten innostusta ja toiveikkuutta, mutta myös pelkoa ja vastustusta. Kokenut DEI-kartoitusten toteuttaja ennakoi tämän ja tarjoaa kokonaisvaltaista tukea organisaatiollesi läpi kartoitusprosessin. Harkitessasi kumppanin valintaa kysy, millaista tukea potentiaalinen DEI-kumppani tarjoaa esimerkiksi kartoituksesta viestimiseen ja esihenkilöiden valmisteluun. Kumppanin tuki viestinnässä voi auttaa henkilöstöä näkemään DEI:n koko organisaation yhteisenä asiana, vähentää vastustusta ja varmistaa korkeamman vastausprosentin.

DEI-kyselyihin vastaaminen voi myös palauttaa mieleen kokemuksia eriarvoisuudesta ja syrjinnästä. Siksi DEI-kartoitukseen osallistuminen saattaa olla kuormittavaa erityisesti yhteen tai useampaan vähemmistöön kuuluville henkilöille, jotka kohtaavat muita useammin syrjintää ja epäasiallista kohtelua työelämässä. Vastuullinen DEI-kumppani neuvoo, miten voit työnantajana tarjota mahdollisimman turvallisen kyselykokemuksen sekä millaiset rakenteet organisaatiossanne  tukevat turvallisempaa kyselykokemusta.

2. Miten kyselyrunko on laadittu?

Kyselyrungon rakentaminen on keskeinen osa DEI-kumppanin työtä: Jotta organisaatiosi saa luotettavaa ja käyttökelpoista dataa, on DEI-kumppanin osattava esittää oikeat kysymykset oikealla tavalla. Inkluusion ja yhdenvertaisuuden kokemuksiin vaikuttavat monet eri tekijät aina organisaation käytännöistä ja johtamiskulttuurista arjen vuorovaikutustilanteisiin. Nämä kokemukset ovat kiinteästi sidoksissa myös työyhteisön muihin ominaisuuksiin, kuten psykologiseen turvallisuuteen ja organisaatiossa jaettuun ihmiskäsitykseen. Pyydä siis potentiaalista DEI-kumppania kertomaan, miten heidän tarjoamansa kyselyrunko on rakennettu. Miten he ovat valinneet kysymykset ja millaisia tavoitteita niillä on? Näin saat käsityksen siitä, miten he ottavat huomioon erilaiset näkökulmat ja tekijät, jotka vaikuttavat inkluusioon ja yhdenvertaisuuteen organisaatiossasi. Hyvin laadittu kyselyrunko tunnistaa myös ala- ja organisaatiokohtaiset erityispiirteet ja keskittyy juuri teidän organisaationne kannalta olennaisiin piirteisiin.

3. Onko vastaaminen tehty sujuvaksi?

DEI-työhön sisältyy monia termejä, jotka eivät välttämättä ole organisaatiosi kaikille jäsenille tuttuja. Kokenut palveluntarjoaja kääntää kyselyn kielelle, joka puhuttelee juuri teidän organisaationne jäseniä. Inkluusion sijaan kyselyssä voidaan puhua esimerkiksi osallisuudesta tai kaikkien mukaan ottamisesta. Osaava DEI-kumppani avaa myös monitulkintaiset käsitteet sensitiivisesti ja selkokielisesti, mikä auttaa välttämään väärinymmärryksiä ja tekee vastaamisesta sujuvaa riippumatta vastaajan DEI-tietoisuuden tasosta. Osaava DEI-kartoituksen toteuttaja ei siis vain mittaa inkluusiota, vaan varmistaa, että kyselykokemus itsessään on inklusiivinen.

4. Miten palveluntarjoaja huolehtii tietoturvasta?

Tietoturvasta on hyvä keskustella jo palveluntarjoajiin tutustuttaessa. Tietoturvaan liittyen organisaatiollenne voi olla esimerkiksi tärkeää tietää, miten dataa siirretään ja säilytetään. Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? Kun henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, tietosuojan taso ei välttämättä vastaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tasoa, mistä voi aiheutua riskejä henkilöille, joiden tietoja siirretään. Tilaajana sinun on myös tärkeä ymmärtää, mitä toimia ja valintoja palveluntarjoaja tekee varmistaakseen vastaajien anonymiteetin. Osaava DEI-kumppani huomioi tietoturvakysymykset ja perustelee valinnat selkeästi ja läpinäkyvästi kyselyn tilaajalle.

5. Miten avoimet vastaukset käsitellään? 

Numerot yksin eivät riitä selittämään työntekijöiden kokemuksia yhdenvertaisuudesta ja inkluusiosta. Numeerisen datan lisäksi DEI-kartoituksessa onkin tärkeää kerätä myös laadullista tietoa. Avoimilla kysymyksillä kerättävä laadullinen data tuottaa arvokasta selittävää tietoa DEI-työtä varten. Tämä edellyttää, että kyselyn toteuttajalla on kokemusta laadullisen aineiston käsittelystä. Laadullisen datan huolellinen analysointi ja selkeä esittäminen auttavat selittämään ja syventämään määrällisiä havaintoja ja tarjoavat arvokasta lisäkontekstia työpaikan ilmiöihin. Kysy siis, miten laadullinen aineisto tullaan käsittelemään ja esittämään raportissa. Laaditaanko numeeristen ja sanallisten vastausten pohjalta kattava analyysi organisaation nykytilasta? 

6. Esitetäänkö tulosten pohjalta organisaation DEI-työtä tukevia toimenpidesuosituksia?

Kartoituksen tuloksista ei ole hyötyä, ellei niitä voida käyttää käytännön toimenpiteiden suunnitteluun. Kyselyn jälkeen myös henkilöstön odotukset työyhteisön kehittämiselle ovat usein korkealla ja on tärkeää, että työnantaja ryhtyy tulosten pohjalta konkreettisiin tekoihin. Mikäli organisaationne tarvitsee tukea tulosten kääntämisessä toimenpidesuosituksiksi, varmista, että kartoituskumppanisi pystyy tarjoamaan datan pohjalta muutosta edistäviä, käytännöllisiä toimenpidesuosituksia. Jotta toimenpiteet palvelevat juuri teidän organisaatiotanne, on DEI-kumppanilla oltava syvällistä ymmärrystä paitsi parhaista DEI-käytännöistä myös erilaisista organisaatiokonteksteista.

7. Mitä raportin valmistumisen jälkeen tapahtuu?

Raportin valmistuminen on vasta alkusoittoa: Henkilöstö on antanut arvokasta aikaansa osallistumalla DEI-kartoitukseen ja odottaa näkevänsä raportin lisäksi konkreettisia tekoja. On tärkeää, että tulosten läpikäynnin jälkeen organisaatio ryhtyy todellisiin toimiin kartoituksessa esiin nousseiden epäkohtien korjaamiseksi. Varmista, että DEI-kumppani on valmistautunut toimimaan tukenasi myös tässä vaiheessa ja kykenee ohjaamaan organisaationne alkuun muutosmatkalla. Miten palveluntarjoaja sitouttaa ja valmistelee organisaationne avainhenkilöt DEI-kartoitusta seuraavaan kehitystyöhön?

DEI-kartoituksen toteuttaminen on tärkeä askel organisaation DEI-matkalla. Jotta organisaatio saa kartoituksesta toivomansa hyödyn, on palveluntarjoajan valinnassa hyvä olla tarkkana. Osaavan kumppanin tukemana organisaationne hyötyy tulosten ja toimenpidesuositusten lisäksi itse kartoitusprosessista: henkilöstön osallistaminen hyvin johdetun DEI-kartoituksen keinoin lisää parhaimmillaan DEI-tietoisuutta ja tahtotilaa organisaation sisällä.

Haluatko kuulla lisää DEI-kartoituksen mahdollisuuksista? Tutustu kartoitusoppaaseemme tai varaa aika maksuttomaan konsultaatioon!